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一个covid-19案件在UCF得到证实。所有的类都通过夏天,c和d学期搬到了网上,并要求学生不回到校园。必要校园行动仍在继续,大部分员工被要求开始远程工作。学习更多关于 covid-19的铀转化设施的影响.

UCF的安全和有效地满足公共卫生挑战的承诺提出通过covid-19扩展到确保大学的员工可以在家,在确定合适的,或其他远程位置在有需要时在未来几周内工作。远程工作(也被称为远程办公)安排是不是新的,而是因为他们可能不熟悉员工和主管谁从来没有这样做,这种资源将帮助您和您的团队导航潜在的远程工作方案。这些安排必须由部门/学院头或指派与部门/单元或中央hr的各自小时引线协作批准,并可以在任何时间进行修改。

包括在这个偏僻的工作资源页面,你会发现,旨在帮助迅速而成功地设置了临时的远程工作安排主管,员工和部门的指导。

 学习更多关于 covid-19远程应急工作程序.  填写 UCF covid-19紧急远程工作协议.

远程工作常见问题解答

是。即使UCF宣布,大多数员工都要求远程工作,有些工作必须在现场进行。不是每一个位置适合,由于不能在家里或执行单位的工作要求的具体工作职责远程工作。

你应该跟你的上司是否一些或全部的工作职责可以远程执行,如果是这样,提交 covid-19紧急远程工作协议。为你的部门已经批准了您的远程工作计划,并提交此表来小时,你可以立即开始工作远端。如果你是教员,并且已经被网络教学,你并不需要提交的紧急远程工作协议。

远程工作中的一些或全部的工作都是从家里或其他场外位置进行工作安排。在一般情况下,正常办公时间的工作,并从该计划的偏差需要上级批准。

远程工作是最容易实现的工作或任务要求读取,写作,研究,处理数据,并在电话交谈。一般来说,在领导的自由裁量权,将作业适用于远程工作,如果工作或它的某些成分可以异地进行,而不会中断工作和沟通的流程。

这种情况并不少见,要求在职位的雇员需要面对面接触/客户服务或依赖于特定的设备或物资的工作现场。管理和/或监督角色可以考虑,除非一个部门发现这种满足岗位职责的实际安排被排除远程工作安排。一些职位可能不似乎是适当的,在第一可以被修改,以你的大学或部门领导HR的认可,使员工可以远程工作。

远程工作时效果最好的员工和主管约期望沟通清楚。以下清单将帮助你建立有效的远程工作,继续生产力和服务于大学社区奠定了基础。

1.审查技术需求和资源。

识别技术工具使用的员工在日常工作中,并确定是否在家工作时,资源将访问。同时,确保员工知道如何访问相应的技术支持,如果他们需要帮助。

    • 确认员工知道如何设置呼叫转移以及如何从家里访问自己的语音信箱,如果可用。该 UCF手机政策 可申请。
    • 确定将使用哪种平台(S)作为一个团队进行沟通,澄清了网上的可用性的预期和确认每个人都获得了技术工具(S)。 UCF员工可以免费使用Skype的业务,放大,缩小, 微软团队 和你的部门可能有额外的工具或资源。
    • 确保替代工地安全。
2.审查工作日程。

远程工作可以用柔性的工作相混淆。清楚地了解与员工您的期望保持其目前的工作进度,或者如果你是开放的基于员工需求灵活调度。

    • 员工谁有资格获得加班费,某些活动 - 如旅行,并从在预定的工作时间发生所需的会议 - 包括为工作时间。
    • OPS员工应该继续工作,只要有可用的工作,由部门/大学校长和人力资源领导同意。时间表或lapers将通过电子邮件来管理作为附件,以确保员工将被支付了他们的远程工作休假和工作时间。提交lapers和时间表向您的主管和工资处理器。
3.起草工作计划。

查看下面与员工通过回答问题,并一起工作。

    • 什么日常职责/任务无法实现,同时远程工作,它会如何影响操作或其他人?有什么方法来减少任何标识的影响?
    • 是否有交叉培训的机会,以确定备份的员工谁可以内部或部门之间做重要的工作?计划员工缺勤。
    • 什么关键流程已经确定了每个区域/或部门?会不会有特定平台的访问必须满足这些流程?
    • 什么日常职责/任务需要与其他人经常性的沟通和协作?主动联系对方,以确认如何在大家远程工作,你会沟通。
    • 是否有重要的工作活动易受缺乏少数关键员工的?
    • 识别团队或个人有限或远程工作的经验。
    • 什么培训是必要的远程工作的工具和技术?
    • 识别并同意在此期间的战略重点。
    • 执行测试演习,以测试你的计划。
    • 常常员工,并通过远程工作经验较少的中断。有没有什么特殊的项目,任务,或在线培训,你可以在远程工作推进?
    • 什么活动或会议期间在临时远程工作安排到位的时间安排?他们将被推迟或取消,或者将他们使用的技术进行的?
    • 什么后续应该发生因推迟或取消?什么情况下需要现场出席?
    • 确定谁可能需要特殊要求或目前有工作的住宿环境,并制定相应的计划的员工。
    • 识别员工谁可以进入大楼,实验室,或设施。
    • 提供资源或技术支持的过程。
4.通信和问责制计划。

主管应该告诉员工应如何经常在工作计划的进展以及这些更新应包括发送更新。上司也应该传达如何迅速,他们希望员工响应并为员工联络主管,而远程工作的最佳途径。预计目前的业绩标准,由员工来维持。

    • 如果你平时使日常查房看望员工在自己的办公桌,你可以给他们在这期间的呼叫。保持团队会议和一到一个检查插件,如果需要的话,以适应已批准的任何替代时间表改变时间表。
    • 定期进行检查插件。考虑开始与手机,视频或即时消息聊天每个工作日。你的员工会急于在中断期间的连接和信息,以及结构将帮助大家创造一个积极的程序。隔日或每周检查插件可能被罚款,只要你在接触频繁,以至于你的员工是同步与您和/或彼此。
    • 准备一个应急通讯。确定关键触点(与备份),用于跟踪企业与员工状态的通信链。
5.是积极的。

一个积极的态度,并愿意信任员工,有效地远程工作的关键是使这种安排成功和富有成效的。远程工作提出了监管成为更好的管理者的机会。而不是专注于你的员工有多少小时的工作,再次强调把重点放在测量结果和达到目标的,无论工作安排。员工完成的工作产品是成功的指标,而不是直接观察。通过关注员工的工作产品,监事会提高他们的组织能力,并通过目标管理自己的技能。

6.正常运营恢复后汇报。

员工和主管应审查工作计划时的工作恢复正常,评估员工的工作计划的进展情况和优先起因于临时中断运营的任何未解决的或新的工作。

定义你的工作空间

建立工作区,哪怕是你的餐桌,使你的大脑的提示,是时候工作了。穿着你做办公室,即使它是你的相同装束“休闲星期五”,可能是一个有用的线索。你应该能够继续,如果你的存在是由你的上级要求的工作汇报。

掌握基础知识
  • 设置呼叫转移,并确保你知道如何从家里访问您的语音信箱(如果可用)。大学的 手机政策 可以适用。
  • 知道如何远程进入UCF网等在线工具,你经常使用。
  • 使用Skype业务,缩放或其他即时消息客户端保持连接的同事。校园员工额外的支撑,可以发现 it.ucf.edu/faculty-and-staff-support
  • 用于视频通话计划/通过使会议确定你知道如何将您的计算机的摄像头(如果可用)和麦克风,并意识到你的同事可能能够看到你身后的背景上。
设置每日目标,跟踪他们,分享你的进步

考虑写下你需要完成,然后跟踪你的进步是什么开始的远程工作的每一天。注重工作多长时间能,并开始调整你的日常目标,以符合当前的节奏。如果你认为你的远程办公计划需要调整您的主管和/或同事沟通。

排除杂念

家庭可能意味着宠物,儿童或最喜欢的爱好只有几英尺远。这取决于你的生活安排,你可能需要让你的家人不中断你挂了“请勿打扰”的牌子。宠物往往需要一个封闭的大门,让他们离开,你可能需要耳机来阻挡噪音。

重点发展隐私

无论你是在家里或公共区域,需要五分钟,以评估您的工作空间的私密性。你身后有人可以站在阅读你的电脑屏幕?是你打开窗户让你的邻居可以听到你的电话?你需要什么样的信息抓住一杯咖啡或前往洗手间之前,安全吗?

您的个人隐私也很重要,所以看看是否有你周围的任何东西,你会不会想与你的老板或同事视频会议期间可见。记住,而远程工作,甚至对大学进行的工作自己的个人设备的员工做的工作,仍然受到学校和其他适用的法规,包括公共记录法,FS 119。

继续采用最佳安全实践

像这样的情况是主要的网络钓鱼的机会。保持警惕,对安全的关注和推荐的UCF安全事件响应小组(SIRT)一定要报告可疑电子邮件。

  • 与个人健康信息(“披”)和HIPAA事务处理从家里或其他非现场地点工作时,同时要采取谨慎的需求。如果您有疑问,请联系您的部门/分公司HIPAA人员或人力资源的领先优势。
  • VPN的也可以让你安全地连接到计算机的远程网络,就好像你在那里。如果你正在处理敏感信息和想要探索VPN,您可以了解更多关于 UCF它UCF虚拟专用网络(VPN)访问页.
  • 附加信息可以内找到 UCF教职员工指南远程工作.
  • 你都应该遵守在大学中列出的远程办公设备保障 远程办公手册。
保持联系

很多人说,他们不打电话,或者因为他们不想打扰他们谁是远程办公即时消息的同事。请记住,他们在工作,在家里不是度假。你应该有信心电话或短信谁是远程工作,任何时候你会走自己的办事处,或致电他们,如果你是在现场工作的员工。

  • 操作要求
  • 工作数据的安全性
  • 技术能力和必要的履行工作职责设备
  • 生产率
  • 反映的时间记录精度的工作由非豁免员工

主管和员工应该讨论是否部分或全部位置的职责可远程进行。如果是这样,就应该检讨 covid-19远程应急工作程序 并提交 远程工作协议 到UCF人力资源。然后远程工作可以立即开始。

UCF它提供了多种资源,远程工作,并已放在一起 一个有益的指导, 当你开始你的个人和部门的计划思路。

该大学的远程办公说明书相一致,我们将偿还高速互联网当员工承担其个人在家中上网的额外费用。例如,如果员工没有高速互联网接入,学校将退还给安装和月度服务在该雇员在家工作的按比例时间段专用业务相关的接入线路。如果员工有个人互联网接入和遭受与远程工作,例如增加的数据需求和带宽有关的额外费用,学校将偿还其中的员工在家工作的按比例分配时间。如果员工已经可以访问高速互联网,并使用大学商并造成其他任何附加费用相同的访问,没有报销将支付。主管部门可以临时分配的Wi-Fi热点的员工,而他们是远程,如果有工作。

手机报销将根据UCF政策4-009支付。我们鼓励部门报销限制为仅额外成本的同时,远程工作的员工可能会产生。

是。如果你是谁都会,而大学是令人鼓舞的远程工作地点进行远程或者工作的时间全部或者部分员工,那么你可以来学校给你的办公室收集的内容,你需要有效地工作。

人不是从此时校园取缔;然而,由于这一形势的发展情况可能会改变。现在,大学的目标是减少校园交通和减少校园人群,这就是为什么很多员工被临时授权在家工作。

许多校园建筑将通过市民被锁定,以避免进入,但下班后“刷卡式”访问(对于那些拥有它的建筑)将发挥作用。如果您的建筑是不是小时后一般接触到你,那么你将需要作出安排的人,让你进入大楼。

你可以在学习和远程工作如果通过监管允许您工作期间被允许工作,你不符合自我隔离的疾病预防控制中心的标准之一,由于旅行限制。

此外,据来自美国的最新指南联邦勤工俭学(FWS)教育部门,FWS即使他们无法将这个长期工作,由于covid-19的学生可以支付。一些FWS学生可能曾经或想继续工作。监事可以灵活地实现这一点,和学生将不分支付。这是为我们的学生谁靠这个联邦援助好消息。

一如既往的时间,学生的工作应该在时间表以书面形式提交给工资的正常处理。 UCF人力资源将直接与有关如何支付FWS学生谁是无法工作的部门工资的处理器和授权人进行通信。

谁的工作需要远程从他们的上司批准,并须提交所有学生 covid-19紧急远程工作协议.

和你的上司沟通比以往任何时候,当你是在远程工作更为重要。你应该让你的上司了解你的健康状况,并共同决定你是否足够好,远程工作或需要使用累积假期覆盖不工作的任何时间。

明确阐述并执行远程工作安排可以证明员工和主管都有利。监事应阐明关于明确的程序办理入住手续的时间和可用时间。通过适当的规划,通信问题可以被最小化。

每个联邦法规,雇主必须身体检查,以完成I-9表格由员工提出的原始文件。然而,美国海关和移民执法局(ICE),已发出 按releasË提供了一定的灵活性的要求

有效的2020年3月27日,如奥兰治县已发出家里为了紧急住宿,UCF招聘主管部门可以按照上述新闻稿中列出的步骤。

请注意以下选项:

1.计划与新的租赁预约,进入UCF一个短暂的时间内完成I-9表格。

2.与其他同事谁不是远程工作谁拥有了I-9表的完成新员工进入电子I-9系统,以满足协调。胙与您所在的部门,以确保你在你的部门适当的后援支持。

3.人力资源办公室已承包了我们的I-9供应商Equifax公司劳动力解决方案,用于远程I-9的选项。有$ 45成本/每充到部门I-9表格。如果你的部门选择此选项, 完成表格 并提交给garnette.garricks@ucf.edu。

把一个孩子的工作是不推荐或建议您是否远程或现场工作。然而,我们认识到covid-19紧急情况的前所未有的性质和理解,与你的孩子远程工作是可能的,在某些情况下,必要的。决策可以根据具体情况逐案通过你的部门主管或指定人员进行。

如果你不能与你的孩子进行远程工作,下列选项可供选择,虽然不是所有的选项将在这取决于你的工作职责性质的所有情况可供选择:

  • 使用累积病假或年假,因暴露于疾病的威胁。
  • 弥补上一小时的小时不间断的工作与监督批准的非豁免(每小时支付)的员工每周工作时间相同期间。 UCF的每周工作时间开始于凌晨12点周五和结束日晚上11:59在以下星期四。
  • 豁免雇员可以化妆的一个小时换四小时工作期间相同的工资与周期监管审批,或者,如果没有一个完整的工作日,可以使用积存假期。
  • 请求没有(年假使用情况付费)或无(无薪)的休假请假,如果你会出10多天。
  • 使用上述的选项的组合。

请注意,在2020年3月18日,家属第一反应冠状行为被签署成为法律,将成为4月2日生效,2020年高校领导现在正在了解这一新的法律可能会如何适用于UCF员工。可用时将提供更多的信息,所以请回在未来的日子细节。

在covid-19紧急是迅速发展的前所未有的局面。员工和主管一样有很多的问题,所以关键是要保持通信畅通,并耐心与对方只要我们一起前进到一个未知的领域。

鼓励员工伸手 UCF人力资源 有关远程工作,福利,休假和问题。小时连续更新其 covid-19信息页 有答案了新的问题和可用资源,我们的covid-19局势。

关键更新和信息可在 UCF冠状病毒网站.

如果你有机会到互联网和电子邮件,你应该能够远程办最多的事,除了完成I-9表格,并在公证宣誓效忠,发明权的形式。

是的,上一页可以通过手机,平板电脑,笔记本电脑或台式机使用单点登录凭证进行访问。

把一个孩子的工作是不推荐或建议您是否远程或现场工作。然而,我们认识到covid-19紧急情况的前所未有的性质和理解,与你的孩子远程工作是可能的,在某些情况下,必要的。决策可以根据具体情况逐案通过你的部门主管或指定人员进行。如果你不能与你的孩子进行远程工作,下列选项可供选择,虽然不是所有的选项将在这取决于你的工作职责性质的所有情况可供选择:

  • 使用累积病假或年假,因暴露于疾病的威胁。
  • 弥补上一小时的小时不间断的工作与监督批准的非豁免(每小时支付)的员工每周工作时间相同期间。 UCF的每周工作时间开始于凌晨12点周五和结束日晚上11:59在以下星期四。
  • 豁免雇员可以化妆的一个小时换四小时工作期间相同的工资与周期监管审批,或者,如果没有一个完整的工作日,可以使用积存假期。
  • 请求没有(年假使用情况付费)或无(无薪)的休假请假,如果你会出10多天。
  • 使用上述的选项的组合。

请注意,在2020年3月18日,家属第一反应冠状行为被签署成为法律,并成为4月1日生效,2020年高校领导现在正在了解这一新的法律可能会如何适用于UCF员工。可用时将提供更多的信息,所以请回在未来的日子细节。